Todos han tenido experiencias fallidas en la implementación de un software. La pregunta ahí es: ¿Cuál fue el causante de que fallara la implementación del software? ¿Fueron los datos? ¿Fueron los documentos? O ¿Quizás fue la comunicación?
Las razones son muchas, pero acá vamos a mencionar las más importantes, las que realmente pueden suponer un fracaso en la implementación de un software.
Motivos por los cuales fallan las implementaciones de software
Software por encima del negocio
Germán Torres, nuestro Director de Business Consulting, afirma que “la primera razón, de acuerdo a nuestra experiencia en empresas Pymes, es poner por delante el software y dejar de lado el impacto de éste en el negocio y la manera en la que actualmente se trabaja. Algo así como pensar en la herramienta y no en para qué necesitamos la herramienta”.
Actuar así provoca que el software esté desalineado al negocio y no cumpla con el objetivo deseado. Una forma distinta de encarar la implementación de software es identificar qué mejoras queremos conseguir en el negocio y, luego, adecuar la forma de trabajo (llamado ingeniería de procesos).
No entender los cambios que conlleva la implementación
Otro motivo es no entender que toda implementación de software conlleva un cambio en la organización.
“Es primordial gestionar el cambio en el equipo. Involucrar a los usuarios desde el principio del proyecto, tenerlos en cuenta en la visión de la solución, capacitarlos antes del lanzamiento, definir y hacer un seguimiento del plan de adopción es crucial para un proyecto exitoso”, insiste Germán Torres.
La comunicación en torno a estos cambios será fundamental para poder minimizar el impacto que conllevará adoptar un nuevo sistema en la empresa.
Siempre que se toma la decisión de hacer una implementación de un nuevo software en una empresa, surge un miedo generalizado entre los diferentes colaboradores porque saldrán de su “zona de confort” y es posible que implique un poco de trabajo extra por parte de alguno de ellos. Así que, para minimizar este efecto colateral, la comunicación será fundamental.
Método cascada
Por último, encarar la estrategia de implementación con el método tradicional llamado “cascada”, donde la puesta en producción se realiza al final del proyecto, es una práctica que deja para el final los riesgos más importantes y deja poco margen para adecuar el proyecto para su éxito.
Una implementación incremental, llamada “iterativa”, consigue resultados más rápidos, permite acomodar la forma de llevar a cabo el proyecto para cumplir con los objetivos de negocio y, de esa forma, mitigar los riesgos más importantes de forma temprana.
Muchas veces, estos fallos ocurren por el desconocimiento sobre la implementación. Para evitar este tipo de fallas, es primordial conocer muy bien de qué se trata el proyecto, a dónde se quiere llegar con esta implementación, qué beneficios puede traer para el negocio, entre otros factores que, sin duda, podrán garantizar que las implementaciones sean exitosas.
Aquellas empresas que estén por llevar a cabo un proyecto de software, deben evitar estos errores típicos de implementación y aplicar estas mejoras para lograr el impacto deseado en sus organizaciones. Hay que recordar que la comunicación y la planificación son las mejores herramientas para gestionar el cambio.
