El contexto que estamos viviendo nos pone a prueba a nosotros y a las tecnologìas que usamos; el desafìo es mantenernos conectados en nuestras casas trabajando, y para eso, es necesario realizar videollamadas con colegas para hacer un status, resolver una situación, tomar decisiones, compartir avances, etc. Es decir, la vida sigue, solamente cambiaron las formas de comunicarnos en nuestra rutina de trabajo.
Aggiornarnos a esta dinámica, donde las aplicaciones como Google Meet juegan un papel preponderante al hacer posible el “puente” para comunicarnos, también nos exige que sepamos gestionarlas de forma correcta: buscar un lugar adecuado, chequear que los dispositivos de audio estén preparados para su uso, ayudar a que no se corte Internet, que el hijo o la mascota de nuestro colega no interrumpa, etc.
En este sentido, consideramos importante compartir nuestra experiencia sobre buenas prácticas durante el Home Office, en este caso, la importancia de estar preparados antes de hacer una videollamada para aprovechar al máximo el tiempo que le destinamos y sea óptimo para nosotros y nuestros colegas.
EL PRIMER PASO: LA CONFIGURACIÓN
Chequear la configuración de los dispositivos y de la conexión, debería ser el punto de arranque para que la calidad de la videollamada sea eficiente. Tomarlo como ejercicio y comentarselo a nuestro colega que lo vamos a hacer es tan importante como el valor que le vamos a dar al tema a tratar durante la conferencia. Idealmente, nuestro colega se puede contagiar y realizar el chequeo de la configuración también, incentivemos a que eso ocurra.
Algunos consejos:
- Hacer una vista previa de su cámara web: los usuarios de Mac pueden iniciar la aplicación Photo Booth, y los usuarios de Windows pueden hacer click en el botón Inicio y luego en Cámara. De esta manera obtenemos una foto que va a permitir hacer un ajuste en la iluminación interior y el ángulo de la cámara para que el rostro se vea bien iluminado. Y depaso, es posible chequear que fondo tenemos atrás (por si acaso hay algo de nuestra intimidad que no queramos mostrar)
- Probar el micrófono: es importante asegurarse de usar auriculares con micrófono incorporado o de un micrófono externo; el micrófono incluido en las computadoras portátiles puede sonar muy pobre. La forma más fácil de asegurarse de que suena bien es hacer una videollamada con un amigo y preguntar cómo suena, luego ajustar en consecuencia.
- Comprobar la velocidad de Internet: debido a que muchas personas están trabajando desde su casa y usan Internet al mismo tiempo, nuestro ancho de banda y servicio puede sufrir cortes y estar más lento de lo común. En speedtest.net se puede medir la velocidad y detectar de antemano cómo será la experiencia de la videollamada: si la velocidad es inferior a 20 megabits por segundo, existe una alta probabilidad de que el video se vea pixelado y tenga retrasos de audio.
SILENCIO, POR FAVOR.
En reuniones grupales, aunque parezca obvio, es conveniente tener muteado el micrófono mientras los oradores, presentan. Esto es porque el sonido ambiente se escucha, aunque no estemos hablando, y puede distraer o interrumpir la presentación de la videollamada. Por lo tanto, se recomienda mantener silenciado el micrófono hasta el momento donde tengamos que hablar.
Además, con un ancho de banda limitado, estar silenciado y con la cámara apagada puede servir de ayuda para que la conexión sea más estable.
HACER UNA AGENDA.
Para optimizar el tiempo, y no extender demasiado, es recomendable establecer una agenda previamente a la videollamada.
Esta rutina que muchas veces se realiza presencialmente para que las reuniones sean concisas, de impacto y atractivas, resulta muy útil también en el plano virtual; Es una manera de que la conferencia en lìnea sea más organizada y con el foco bien puesto en el tema a tratar o resolver.
LA MODERACIÓN.
El rol del moderador es sumamente útil en videollamadas grupales, ya que permite establecer algunas normas que ayudan a la organización para llevar a cabo de forma satisfactoria la reunión en línea.
Así el moderador lleva adelante la agenda, cede la palabra a quién lo requiera, está atento a lo que pasa en el chat, a aconsejar que apaguen el micrófono si está interfiriendo en la presentación, y también, puede estar atento a discusiones o dudas que puedan incurrir durante la videollamada y que el presentador u orador no pueda asistir.
CUANDO LA VIDEOLLAMADA NO FUNCIONA.
Si el video se traba, se recomienda seguir igual pero por otro medio, un ejemplo es proponer pasar a llamada telefónica. Muchas veces, durante una videollamada pueden ocurrir imprevistos sobre todo con los posibles cortes de Internet, que frenan la presentación o discurso.
Lo importante es siempre continuar, ser ágiles para tomar la decisión de continuar la reunión online mediante otro canal, aprovechando que los colegas tienen la disponibilidad de tiempo. El caso es actuar con rapidez para darle continuidad al tema que se está tratando.
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